التقرير السنوي

أولاً :-التقرير الموجز لأمين الكلية :-

1. 1. الإشراف على سير عملية امتحانات التنسيق والقبول

   2. الاشراف على الشؤون المالية والادارية والخدمات والتأكيد من تنفيذهم لمامهم .

   3. مساعدة عمادة الكلية في متابعة متطلبات الكلية لدى الجهات المعنية في رئاسة الجامعة .

   4. متابعة متطلبات الكلية والاحتياجات اللازمة من تجهيز المعامل وصيانة القاعات .

   5. مساعدة عميد الكلية ونوابه ورؤساء الاقسام العلمية في تسيير النشاط اليومي للكلية .

ثانياً :- تقرير مكتب العميد

• 1. تنظيم استقبال معاملات الطلاب من داخل الكلية وتوجيهها من قبل العميد .

  2. ترتيب الوثائق الإلكترونية الخاصة بمكتب العميد .

  3. استلام البريد العام ( الوارد والصادر) .

  4. ادارة تنظيم اعمال الطباعة والنسخ والتصوير .

  5. الاشراف على تنظيم اعمال مجلس الكلية والتحضير لكل جلسات للمجلس وتوزيع مواضيع الاجتماع على اعضاء المجلس قبل بدء الاجتماع بيوم على الاقل .

  6. متابعة الاقسام العلمية في الكلية لرفع محاضر اجتماعاتها وتقديمها الى اجتماع مجلس الكلية .

ثالثاً :- تقرير الشئون الأكاديمية

1. 1. توثيق البيانات والمعلومات عن اعضاء هيئة التدريس ومساعديم في الكلية والاحتفاظ بالوثائق الاكاديمية للكل عام في ملف خاص .

   2. تتبع ومراقبة الجدوال الشخصية لأعضاء هيئة التدريس ومساعديهم لمعرفة تغطيتهم للنصاب التدريسي .

   3. اعداد كشوفات العمل التدريسي الاضافي لأعضاء هيئة التدريس ورفعها الى نائب العميد للشوؤن الاكاديمية حصر احتياجات الكلية من اعضاء هيئة التدريس ومساعديهم للتغطية والانتداب من خارج الكلية .

   4. رفع التقارير الدورية عن الشؤون التعليمية وشؤون اعضاء هيئة التدريس ومساعديهم الى نائب العميد للشؤون الاكاديمية .

رابعاً :- الدراسات العليا

• 1. قيد وتسجيل الطلاب المقبولين للدراسات العليا في الكلية .

  2. القيام باستلام الوثائق الازمة والمطلوبة وفقا للقوانين ولوائح الدراسات العليا بالجامعة بالتنسيق مع نيابة الدراسات العليا بالجامعة .

  3. استلام النتائج النهائية للمقررات الدراسية فصليا من رؤساء الاقسام العلمية ورصيد درجات الطلاب في السجلات الخاصة بها.

  4. حفظ وتوثيق محاضر مجلس الكلية من شؤون الطلاب الخاصة بالدراسات العليا ومراقبة تطبيق النظام الدراسي المنصوص علية في لائحة الدراسات العليا .

  5. الاشراف على تنظيم الاختبارات الفصلية واتباع نظام وضوابط لائحة الدراسات العليا.

  6. ابلاغ الطلاب بكل ما يصدر بشأنهم عن مجلس الكلية او نائب العميد للشؤون الاكاديمية والدراسات العليا ونيابة الدراسات العليا بالجامعة من قرارات وتوجيهات .

  7. اعداد وتجهيز مستلزمات مناقشة الرسائل العلمية .

  8. اعداد بيانات الدرجات وشهادات التخرج للطلاب .

  9. استلام وحفظ النسخ المطلوبة من الرسائل والأطروحات التي يقدمها الطلاب وتوزيعها على الجهات المعنية ومكتبة الكلية .

خامساً :- تقرير شئون الطلاب

• الكنترول

1. 1. استلام مظاريف الاسئلة للاختبارات وحفظها.

   2. تجهيز دفاتر للإجابة ووضع ختم الكنترول عليها .

   3. اعداد كشف حضور الطلاب للاختبارات .

   4. اعداد كشف لحضور الملاحظين والتوقيعات في الاختبارات .

   5. تسليم الإجابة واسئلة الاختبارات للرؤساء اللجان مع كشف لتحضير الطلاب والملاحظين .

   6. استلام دفاتر الاجابة والمطابقة مع كشف التوقيع لحضور الطلاب والملاحظين ومحاضر الغش ان وجدت .

   7. تسليم دفاتر الاجابة لاستاذ المقرر مع نسخة من كشف التوقيع لحضور الطلاب .

   8. متاابعة واستلام نتائج الطلاب من المدرسين .

   9. مراجعة نتائج الطلاب واعتمادها من القسم وعميد الكلية .

   10. رصد وحفظ الدراجات لسجلات الطلاب والتدقيق.

   11. اعتماد وطباعة بيانات الطلاب والسجل الاكاديمي.

• نظم المعلومات

1. 1. ربط أجهزة ادارة الخريجين وشئون الطلاب والشئون المالية بنظام سار .

   2. صيانة الطابعة في الكنترول وربطها في نظام سار .

   3. صيانة جهاز مسجل الكلية وربط الجهاز بنظام سار .

   4. إصدار بطائق الطلاب عبر نظام سار  .

• شئون الطلاب :

1. 1. استلام الوثائق اللازمة من الطلاب المتقدمين للدراسة في الكلية والقيام باجراء قيد التسجيل والقبول وصرف البطائق الطلابية الجامعية لهم .

   2. رفع التقارير الدورية الى نائب العميد للشؤون الطلاب بما فيهم التقويم الشامل لنتائج الاختبارات

   3. اعداد المعدلات التراكمية الفصلية والسنوية .

   4. حفظ وارشفة محاضر مجلس الكلية في قضايا الخاصة بالطلاب .

   5. الاشراف على تنظيم لجان الاختبارات الفصلية بالتعاون مع ادارة الخدمات .

   6. موافاتنا الادارة العامة للتسجيل والقبول بالجامعة بكل كشوفات ونتائج الخاصة بطلاب الكلية .

   7. اعداد بيانات الدرجات وشهادات التخرج للطلاب .

سادساً :- الشئون المالية:

1. 1. الاشراف على مخازن الكلية والتأكيد من اتباع الاصول الفنية والعملية في عملية التخزين .

   2. اعداد مشروع الموازنة السنوية والحساب الختامي لكل سنة وكذا التقارير الشهرية وافقا للاسس والقواعد .

   3. طباعة ومراجعة كشوفات الاستحقاقات والتاكد من صحتها مطابقة للقوانين والقرارات والاستقطاعات القانونية وتوريدها الى خزينة الدولة .

   4. تنظيم العمليات المالية الخاصة بحسابات العهد والسلف واثبات قيودها في السجلات المخصصة .

   5. تحديد وتقدير احتياجات ادارات واقسام ومعامل وقاعات دراسية من اجهزة ومعدات واثاث وقرطاسية.

   6. اجراء الجرد السنوي لمحتويات المعامل وقاعات وادارات وجميع مرافق الكلية من اجهزة واثاث ومعدات .

سابعاً :- تقرير الشئون الإدارية

1. 1. اعداد كشوفات المستحقات المالية والاجوار الاضافية والمكافآت.

   2. متابعة تنفيذ النظم المتعلقة بالانظباط الاداري.

   3. الاشراف والمتابعة اليومية على ضبط عملية الحضور والانصراف والخروج اثناء الدوام الرسمي للعاملين .

   4. تنظيم ومتابعة الامور المتعلقة بتسوية اوضاع الموظفين من تعيين ونقل واستقالة واستغناء واعادة توزيع واجازات وفقاً للقوانين.

ثامناً :- تقرير سكرتارية الاقسام

1. 1. اعداد اجتماعات مجالس الاقسام العليمة .

   2. الاشراف اليومي على انتظام سير المحاضرات التدريسية المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس .

   3. الاشراف على اعداد مشاريع التخرج.

   4. الاشراف على المواضيع المرفوعة من الاقسام الى عمادة الكلية .

   5. طباعة استمارات المناقشة المبدئية للطلاب سنة رابعة لجميع التخصصات لكل الدكاترة الذي عليهم مشاريع التخرج .

   6. متابعة شئؤون الطلاب بتسليم الإحصائية النهائية لطلاب سنة أولى موازي .

تاسعاً :- تقرير مكتبة الكلية

1. 1. ادارة وتنظيم وتطوير مكتبة الكلية وقواعد الفهرسة لمحتوياتها .

   2. ضمان التدفق المستمر للمراجع والكتب والدوريات والى المكتبة .

   3. حفظ نسخة من جميع رسائل الماجستير في مكتبة الكلية .

   4. يتم سير العمل داخل المكتبة بالشكل التقليدي المعتاد من إجراءات الدخول للمكتبة ونظام الإعارة الداخلية والخارجية وإخلاء طرف واستقبال الطلاب من داخل وخارج الجامعة .

عاشراً :- تقرير الخدمات والصيانة

1. 1. الاشراف والمتابعة اليومية على اعمال الصيانة والنظافة لجميع مرافق الكلية من مكاتب ومعامل وقاعات دراسية ودورة المياه .

   2. الاشراف على اعمال الحراسة وتأمين سلامة محتوياتها من التلف والسرقة والحرائق .

   3. تحديد وتقدير المتطلبات الازمة لا عمال الصيانة والنظافة والخدمات في الكلية .

   4. متابعة وعمل ممرات الازمة للطلاب المعاقين في الكلية .