إدارة الدراسات العليا
نيابة رئاسة الجامعة لشؤون الدراسات العليا والبحث العلمي
المهام والصلاحيات:
- إدخال بيانات ملفات التنسيق للنظام (البيانات الأساسية + بيانات المؤهل السابق + البرنامج المراد الالتحاق به وعام الالتحاق + سند رسوم التنسيق).
- إدخال محاضر القبول للطلاب المقبولين.
- إدخال الصورة الشخصية للطلاب المقبولين.
- إصدار البطائق الجامعية (دراسات عليا) للطلاب المقبولين.
الضوابط والقيود في النظام:
في حالة التمهيدي ماجستير:
- يكون المؤهل السابق بكالوريوس بتقدير (جيد فما فوق) أو دبلوم تحسين مستوى بتقدير (جيد جدا).
مالم ترفض عملية الإدخال.
في حالة أن المؤهل السابق من خارج اليمن:
- تدخل بيانات المعادلة مع صورة منها كمرفق.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (موظفي قسم التسجيل والقبول)
المهام والصلاحيات:
- إصدار إستمارة سحب ملف.
- إرفاق إستمارة سحب الملف بعد توقيعها كمرفق بالنظام.
الضوابط والقيود في النظام:
- إصدار إستمارة (فتح قيد) أو (وقف قيد).
- إرفاق إستمارة وقف القيد أو فتح القيد بعد توقيعها كمرفق بالنظام.
تغيير الحالة الأكاديمية للطالب إلى وقف قيد أو إلى مستمر في حالة فتح القيد.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (موظفي قسم التسجيل والقبول)
المهام والصلاحيات:
- إصدار إستمارة (فتح قيد) أو (وقف قيد).
- إرفاق إستمارة وقف القيد أو فتح القيد بعد توقيعها كمرفق بالنظام.
الضوابط والقيود في النظام:
في حالة وقف القيد:
- أن يكون الطالب مقبول للدراسة.
- لا يتم وقف القيد إلا لمرة واحدة فقط أثناء دراسة التمهيدي أو الدبلوم.
- لا يتم وقف القيد في مرحلة الرسالة (ماجستير أو دكتوراه).
- مدة وقف القيد لا تزيد عن عام واحد فقط.
- أن يكون الطالب مسدد 50% من الرسوم الدراسية.
- سداد سند ب (2000) ريال رسوم وقف القيد.
في حالة فتح القيد:
سداد سند بـ (2000) ريال رسوم فتح القيد.
يتم فتح القيد للعام التالي لعام وقف القيد، مالم يعتبر الطالب تجاوز فترة وقف القيد وعليه السحب والتسجيل في البرنامج من جديد.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (موظفي قسم التسجيل والقبول)
المهام والصلاحيات:
- فتح ملف جديد للماجستير في النظام.
- إدخال محاضر تسجيل الرسالة.
- إدخال بيانات الرسالة.
- إدخال لجنة الإشراف على الرسالة.
- الرفع لمجلس الدراسات العليا.
- إصدار تكاليف لجنة الإشراف على الرسالة.
الضوابط والقيود في النظام:
لا يتم الرفع لمجلس الدراسات العليا إلا في حالة:
- دفع رسوم الرسالة أو جزء منها.
- إذا الطالب معه منحة يسدد سند بـ(2000) ريال.
- تحقق شروط الإشراف:
- إذا كان المشرف بدرجة (أستاذ مساعد) يجب أن يكون قد مر على تعينه أربع سنوات فأكثر.
- لا يزيد نصاب المشرف سواء (الرئيسي أو المشارك) عن (8) طلاب، ويمكن إستثناء النصاب إلى (10) من قبل نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا.
- المشرف الرئيسي على طلبة الدكتوراه لا يكون بدرجة أستاذ مساعد.
وفي حالة رسالة دكتوراه:
- إذا كان الماجستير بتقدير (جيد) يجب على الطالب نشر بحث.
- إذا كان الماجستير تنفيذي يجب على الطالب نشر بحث.
إذا كان الماجستير تنفيذي والتقدير في البكالوريوس (مقبول) يجب على الطالب نشر بحثين.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية.)
المهام والصلاحيات:
- إدخال محاضر التشكيل بالنظام.
- إدخال بيانات لجنة المناقشة والحكم.
- إصدار إفادة الدراسات العليا بتشكيل لجنة المناقشة والحكم.
- إدخال رقم وتاريخ إفادة الدراسات العليا بتشكيل اللجنة، مع إرفاق صورة منها في النظام بعد توقيعها.
- إصدار تكاليف لجنة المناقشة والحكم.
- إصدار تقارير صلاحية المناقشة.
الضوابط والقيود في النظام:
يجب توفر الشروط التالية مالم يتم رفض عملية إدخال المحاضر:
- أن يكون الطالب مسدد الرسوم كاملة.
- ألا تقل المدة عن سنة من تاريخ مجلس القسم بالتسجيل إلى تاريخ القسم بالتشكيل في الماجستير، ولا تقل عن سنتين في الدكتوراه.
- نشر بحثين بالنسبة لطلاب الدكتوراه.
يجب توفر الشروط التالية ما لم يتم رفض إدخال لجنة المناقشة:
- ألا يكون الممتحن الخارجي بدرجة أستاذ مساعد.
- إذا كان الممتحن الداخلي بدرجة أستاذ مساعد يجب أن يمر على تعينه أربع سنوات، أو يستثنى في حالة نشر بحثين.
إفادة الدراسات العليا بالتشكيل نموذج يتم فيه:
- ترقيمها تلقائياً برقم يلي رقم الإفادة السابقة، وتاريخ يوم الإصدار.
- إستيراد رقم وتاريخ مذكرة الكلية بالتشكيل من بيانات التشكيل.
- إستيراد رقم وتاريخ محضر القسم بالتسجيل من بيانات التسجيل.
- إستيراد رقم وتاريخ محضر الدراسات العليا بالتسجيل من بيانات التسجيل.
إستيراد بيانات لجنة المناقشة والحكم من بيانات التشكيل.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية.)
المهام والصلاحيات:
- إدخال رقم وتاريخ مذكرة الكلية بتحديد الموعد.
- إدخال يوم وتاريخ وقاعة المناقشة.
(وبناء على هذه المذكرة المالية تستكمل إجراءات كشوفات مستحقات لجان الإشراف والمناقشة)
إصدار مذكرة حجز قاعة المناقشة.
الضوابط والقيود في النظام:
- سداد أجور لجان الإشراف والمناقشة إذا لم يكن منحة.
- وصول تقارير صلاحية المناقشة من قبل لجنة المناقشة.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية.)
المهام والصلاحيات:
- إصدار قرار لجنة المناقشة والحكم.
- إدخال بيانات القرار بعد المناقشة (التخصص، وهل يوجد تعديلات أم لا).
الضوابط والقيود في النظام:
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية.)
المهام والصلاحيات:
إصدار إستمارة الإقرار بالتصويبات من النظام.
الضوابط والقيود في النظام:
إذا كان قرار لجنة المناقشة والحكم ينص على وجود تعديلات.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية.)
المهام والصلاحيات:
- إدخال مواصفات وبيانات الرسالة بالنظام.
- إصدار إستمارة التوزيع للرسالة والإخلاء المكتبي.
- إرفاق نسخة إلكترونية من الرسالة بالنظام.
- إرفاق صور من إستمارة التوزيع والإخلاء المكتبي بعد إنتهاء الطالب من توزيع الرسالة وإستكمال إجراءات التوقيعات.
الضوابط والقيود في النظام:
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية.)
المهام والصلاحيات:
- إدخال محاضر إعتماد نتيجة المناقشة والحكم بالنظام.
- إدخال رقم وتاريخ موافقة مجلس الدراسات العليا.
الضوابط والقيود في النظام:
- سداد الرسوم كاملة.
إرفاق الوثائق المطلوبة التالية:
- إستمارة الإقرار بالتصويبات.
- إستمارة التدقيق اللغوي.
- إستمارة توزيع الرسائل.
- الإخلاء المكتبي.
- شهايد الكفاءات.
إفادات نشر الأبحاث لطلاب الدكتوراه.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية، وسكرتارية المجلس)
المهام والصلاحيات:
إصدار شهادة القيد من النظام.
الضوابط والقيود في النظام:
- أن يكون الطالب مقبول للدراسة.
- أن يكون الطالب في فترة الدراسة القانونية (غير متجاوز).
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية)
المهام والصلاحيات:
إصدار إفادات إلى من يهمه الأمر لتسهيل مهمة الطالب لجمع البيانات المتعلقة ببحثه.
الضوابط والقيود في النظام:
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية)
المهام والصلاحيات:
- إدخال محاضر تغيير لجنة الإشراف.
- إدخال بيانات لجنة الإشراف الجديدة.
- إدخال رقم وتاريخ إفادة الدراسات العليا بالموافقة على لجنة الإشراف.
- إصدار تكاليف لجنة الإشراف.
- إصدار التقارير الدورية.
الضوابط والقيود في النظام:
تحقق شروط الإشراف:
- إذا كان المشرف بدرجة (أستاذ مساعد) يجب أن يكون قد مر على تعينه أربع سنوات فأكثر.
- لا يزيد نصاب المشرف سواء (الرئيسي أو المشارك) عن (8) طلاب، ويمكن إستثناء النصاب إلى (10) من قبل نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا.
المشرف الرئيسي على طلبة الدكتوراه لا يكون بدرجة أستاذ مساعد.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية)
المهام والصلاحيات:
إدخال محاضر تغيير العنوان.
الضوابط والقيود في النظام:
إرفاق إستمارة التحقق من براءة العنوان.
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مختصي قسم الرسائل العلمية)
المهام والصلاحيات:
إصدار التقارير والإحصائيات
الضوابط والقيود في النظام:
من يقوم بتنفيذ المهام؟ (مدير الإدارة)
ملاحظة:
كل المهام والصلاحية المذكورة أعلاه تعتبر من صلاحيات مدير الإدارة حيث يقوم بمراجعة جميع العمليات والمتابعة والتعديلات والإضافة وإصدار التقارير والإحصائيات.
ولا يمنح أي مختص بالإدارة صلاحية التعديلات سوى لمدير الإدارة فقط وذلك لضمان صحة البيانات وعدم التلاعب في البيانات.