Back

الإدارة العامة للبحث العلمي - مؤتمر مشاريع التخرج

نيابة رئاسة الجامعة لشؤون الدراسات العليا - جامعة صنعاء

الدليل التنفيذي لآلية تنظيم المؤتمرات العلمية

المرحلة التحضيرية (التخطيط الاستراتيجي)

    1. تقديم طلب عقد مؤتمر
    • يتم التقديم قبل موعد المؤتمر المقترح بـ 6 أشهر على الأقل.
    • الطلب يجب أن يُرفع باسم عميد الكلية، مرفقًا بجميع التفاصيل (العنوان، المحاور، اللجنة المقترحة، التمويل).
    1. تقييم الطلب والموافقة
    • يُحال الطلب إلى لجنة مختصة داخل إدارة البحث العلمي لتقييمه.
    • يتم التقييم وفق معايير مثل:
      • ارتباط المؤتمر بتوجهات البحث الوطني والجامعي.
      • جدية اللجنة المقترحة وخبرتها.
      • وضوح الأهداف والمحاور.
      • قابلية التنفيذ (تمويل، موارد، وقت).
    • يصدر قرار بالموافقة أو الرفض أو طلب التعديل خلال أسبوعين.
    1. تشكيل اللجان
    • تُشكل اللجان التنظيمية والعلمية بقرار رسمي من عميد الكلية المعنية وباعتماد من إدارة البحث العلمي.
    • يجب أن تُرسل أسماء وأدوار كل عضو إلى الإدارة خلال أسبوعين من الموافقة.
    • يمكن إشراك أعضاء من خارج الجامعة (بصفة شرفية أو علمية).

مرحلة الإعداد والتنظيم

  1. تحديد المحاور والضوابط
  • المحاور يجب أن تكون دقيقة ومحددة، وتعكس أهداف المؤتمر.
  • توضع معايير قبول البحوث مثل:
    • التوثيق العلمي والحداثة.
    • ملاءمة الموضوع للمحور.
    • شروط الكتابة حسب المتبع في الأبحاث المنشورة في مجلات جامعة صنعاء
  1.  إعداد الدعوات والإعلان
  • يجب تجهيز حملة إعلامية تبدأ قبل المؤتمر بـ 3-4 أشهر.
  • تشمل وسائل الإعلان:
    • موقع الجامعة الرسمي
    • صفحات التواصل الاجتماعي
    • إرسال دعوات رسمية للجامعات اليمنية والعربية
  • يجب أن يتضمن الإعلان:
    • شعار المؤتمر
    • المحاور
    • مواعيد التقديم
    • رابط التسجيل
  1. استقبال وتحكيم الملخصات
  • تُرسل الملخصات إلى بريد المؤتمر الذي سيتم تخصيصه من قبل رئاسة الجامعة
  • اللجنة العلمية تقوم بتحكيم الملخصات حسب:
    • وضوح الهدف
    • المنهجية
    • مساهمة البحث
  • يُشعر الباحث بالنتيجة خلال 2-3 أسابيع.
  1. استقبال البحوث وتحكيمها
  • البحوث المقبولة يتم تحكيمها تحكيمًا علميًا مزدوجًا (Double Blind Review).
  • تُعتمد نماذج تقييم رسمية تُسلم للمحكّمين.
  • تُشعر الإدارة الباحثين بنتائج التحكيم مع الملاحظات والتوصيات.
  1. إعداد البرنامج العلمي
  • يُعد جدول الجلسات بعد اعتماد البحوث المقبولة.
  • يُراعى التوازن بين المحاور والتوزيع الزمني المناسب.
  • يُحدد:
    • المتحدثون الرئيسيون
    • رؤساء الجلسات
    • توقيتات الورش المصاحبة

مرحلة التنفيذ (إقامة المؤتمر)

  1. التحضيرات اللوجستية
  • تحديد القاعات وتجهيزها (شاشات، صوت، ترجمة إن وجدت).
  • تأمين الضيافة (ماء، قهوة، وجبات خفيفة).
  • تحضير مستلزمات التسجيل (بطاقات تعريف، ملفات، جداول).
  1. الاستقبال والتسجيل
  • يبدأ التسجيل قبل الحدث بيوم.
  • يُستقبل المشاركون بتوزيع ملفات المؤتمر وجدوله.
  • تُدير لجنة العلاقات العامة تنسيق وصول الضيوف من خارج صنعاء (حجز، استقبال، نقل).
  1. إدارة الجلسات
  • يُشرف رئيس الجلسة على الوقت والتفاعل العلمي.
  • يتم تسجيل الحضور إلكترونيًا أو ورقيًا.
  • توثيق كامل بالفيديو والصور لكل الجلسات.
  1. التغطية الإعلامية
  • بث مباشر أو تسجيلات لاحقة عبر وسائل الجامعة.
  • نشر أخبار على الموقع الرسمي وصفحات التواصل أولًا بأول.

مرحلة ما بعد المؤتمر

  1. التوثيق العلمي
  • إصدار كتاب المؤتمر (ملخصات أو نصوص كاملة).
  • يمكن النشر إلكترونيًا أو طباعته.
  • يُراعى الحصول على رقم إيداع (ISBN) أو رقم وطني من الهيئة المختصة.
  1. النشر العلمي
  • تحكيم إضافي للأبحاث المختارة للنشر في مجلة الجامعة المحكمة أو مجلات متخصصة.
  • تحرير علمي ولغوي للبحوث قبل النشر.
  1. التقييم والتقرير الختامي
  • تُعد اللجنة التحضيرية تقريرًا مفصلًا يتضمن:
    • إحصائيات (عدد البحوث، المشاركين، الدول…)
    • النجاحات والصعوبات
    • التوصيات للمؤتمرات القادمة
  • يُرسل التقرير لإدارة البحث العلمي خلال أسبوعين من انتهاء المؤتمر.
  1. الأرشفة والمتابعة
  • تُحفظ جميع وثائق المؤتمر (طلبات، قرارات، ملخصات، صور، فيديوهات، تقارير) في أرشيف إدارة البحث العلمي ورقيًا ورقميًا.

المرفقات

  • دليل تحكيم البحوث.
  • قالب كتابة البحوث.
  • استمارة تسجيل المشاركين.
  • استمارة تقييم المؤتمر.