إدارة الشؤون الاكاديمية
نيابة رئاسة الجامعة للشئون الأكاديمية
مقدمة:
إدارة الشؤون الأكاديمية هي وحدة تنظيمية تابعة للإدارة العامة للشؤون الأكاديمية، مكلفة بالإشراف المباشر على العملية التعليمية داخل الجامعة وضمان تنفيذ السياسات الأكاديمية.
تعمل الإدارة كحلقة وصل بين المدير العام، الكليات، الأقسام، وأعضاء هيئة التدريس لضمان الالتزام باللوائح الأكاديمية وتحقيق جودة التعليم.
وتتمثل مهام مدير عام الشؤون الأكاديمية في الآتي:
مذكرات إلى الجوازات لإستخراج جوازات سفر لأعضاء هيئة التدريس وافراد أسرهم.
إعطاء أعضاء هيئة التدريس إفادة إلى من يهمه الأمر لتسجيل أبنائهم بمدارس آزال وكذلك إلى من يهمه الأمر لأعضاء هيئة التدريس إلى المالية تفيد استمرا عضو هيئة التدريس بعمله.
مراجعة إستمارة ممنوحه لأبناء أعضاء هيئة التدريس لتسجيل أبنائهم بكليات الجامعة.
مراجعة استمارة البطاقة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس.
تحرير مذكرات إلى الأحوال المدنية لمنح أعضاء هيئة التدريس بطاقة شخصية أو عائلية.
كما كانت الإدارة تقوم بمراجعة أجور الساعات المرفوعة من الكليات وإعداد كشف استحقاق وإرساله إلى الإدارة العامة للإستحقاقات وتوقفت عن العمل وذلك بسبب العدوان.
صرف بدل سفر خارجي مع التذاكر لغرض المؤتمرات العلمية.
صرف بدل سفر داخلي لغرض الرحلات العلمية والزيارات الميدانية.
صرف تذاكر للأخوة أعضاء هيئة التدريس اللذين لديهم قرار تفرغ علمي.
كما تتمثل مهام أرشيف الشؤون الأكاديمية في الآتي:
تلقي ملفات أعضاء هيئة التدريس اليمنيين ومساعديهم من الأقسام المختلفة وترتيبها وفهرستها والمحافظة عليها.
فتح سجلات لترتيب الأسماء وترقيم الملفات وفقاً لترتيب الأسماء في السجل.
ترتيب السجلات والحفاظ عليها لضمان إمكانية الوصول إليها وسهولة استخدامها على المدى الطويل.
استقبال القرارات وفرزها وإدخالها في ملفات أعضاء هيئة التدريس ومساعديهم.
فهرسة القرارات كل كلية على حده بحسب السنوات.
تطوير وتحسين إجراءات الأرشفة والمحافظة على الأرشيف والعمل على تطبيق أفضل الممارسات في هذا المجال.
تزويد موظفي الإدارة بالمعاملات المؤرشفة في حال طلبها.
حفظ الأوراق أول بأول في الملفات.
المحافظة على نظافة ونظام الأرشيف وإبلاغ المسؤولين عن أية معلومات أو إخطار.
أي اختصاصات أخرى تُكلف بها من قبل نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والمدير العام.