مكتب المدير العام
نيابة رئاسة الجامعة للشئون الأكاديمية
مقدمة:
مدير عام الشؤون الأكاديمية هو المسؤول عن جميع الأنشطة الأكاديمية والإشراف على جودة التعليم، أعضاء هيئة التدريس، البرامج والمناهج الدراسية، واللوائح الأكاديمية.
ويعمل المدير العام على تحقيق أهداف الجامعة التعليمية والبحثية، وضمان الالتزام بالمعايير الأكاديمية المعتمدة، ويكون حلقة الوصل بين الإدارة العليا والمجالس الأكاديمية مثل المجلس الأكاديمي.
وتتمثل مهام مدير عام الشؤون الأكاديمية في الآتي:
الإشراف على تطوير المناهج والخطط الدراسية وضمان توافقها مع المعايير الأكاديمية.
متابعة سير العملية التعليمية في جميع كليات وأقسام الجامعة.
الإشراف على شؤون أعضاء هيئة التدريس بما يشمل التعيينات، الترقيات، الإعارات، التفرغ العلمي، وتقييم الأداء الأكاديمي.
متابعة تنفيذ القرارات الأكاديمية الصادرة عن المجلس الأكاديمي والإدارة العليا.
إعداد التقارير الدورية للإدارة العليا عن الأداء الأكاديمي وجودة التعليم.
المشاركة في وضع السياسات الأكاديمية وخطط التطوير الجامعي.
مكتب المدير العام:
مكتب مدير عام الشؤون الأكاديمية هو الوحدة الإدارية المساندة التي تنظم جميع أعمال المدير العام وتنسق بينه وبين الإدارات الأكاديمية المختلفة.
وتتمثل المهام الرئيسية لمكتب المدير العام في الآتي:
إدارة جدول أعمال المدير العام وتنظيم مواعيده الرسمية والأكاديمية.
تنسيق الاجتماعات بين المدير العام والعمداء، رؤساء الأقسام، وأعضاء المجلس الأكاديمي.
إعداد محاضر الاجتماعات والمتابعات اللازمة لتنفيذ القرارات.
تنظيم المراسلات الرسمية، استقبال البريد، وتصنيف المستندات والمعاملات.
حفظ الوثائق والسجلات الأكاديمية الرسمية، بما يضمن السرية والدقة.
تقديم الدعم الإداري للمدير العام في إعداد التقارير، العروض، والخطط الأكاديمية.
التنسيق مع سكرتارية المدير العام لضمان تنفيذ القرارات ومتابعة سير العمل.
سكرتارية المدير العام:
سكرتارية مدير عام الشؤون الأكاديمية هي الجهة الإدارية المساندة لمكتب المدير العام، والمسؤولة عن تنظيم الأعمال المكتبية والإجرائية المنبثقة عن الإدارة العامة للشؤون الأكاديمية. وتعمل كحلقة اتصال فعّالة بين مدير عام الشؤون الأكاديمية ووحدات الجامعة المختلفة، لضمان انسيابية العمل، وسرعة إنجاز المهام، ودقة متابعة القرارات الأكاديمية.
وتتمثل المهام الرئيسية لسكرتارية المدير العام في الآتي:
تنظيم العمل بالمكتب.
تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بأعمال المدير العام (الصادر والوارد).
إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.
متابعة الأدوات المكتبية ومراقبة حركتها لطلب كميات جديدة.
تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم إسنادها من قبل الإدارة.
استقبال جميع الرسائل والمكالمات وعرضها على المدير العام.
تنظيم وتوزيع الرسائل الخاصة بمكتب المدير العام.
أي اختصاصات أخرى يُكلف به من قبل نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والمدير العام.