سكرتارية المجلس الأكاديمي
نيابة رئاسة الجامعة للشئون الأكاديمية
مقدمة:
سكرتارية المجلس الأكاديمي هي الوحدة أو المكتب المسؤول عن الجوانب الإدارية والتنظيمية لـ المجلس الأكاديمي في الجامعة، وتعمل كحلقة وصل بين أعضاء المجلس، إدارة الجامعة، الكليات، وأمانة الجامعة.
هي تأخذ على عاتقها تجهيز محاضر الاجتماعات، متابعة القرارات، تنسيق الاجتماعات، وحفظ الوثائق الخاصة بالمجلس الأكاديمي.
وتتمثل مهام سكرتارية المجلس الاكاديمي في الآتي:
طباعة وإعداد جميع المذكرات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومساعديهم داخل الجامعة إلى من يهمه الأمر (مدارس آزال – رسائل للكليات – المراكز “تعميم – الإنضباط الوظيفي …..الخ) وخارج الجامعة (المالية – الخدمة المدنية – الجوازات – الهيئة العامة للتأمينات والمعاشات……..الخ).
طباعة وإعداد جدول الأعمال والمذكرات والمحضر الخاص بالمجلس الأكاديمي.
تحرير محاضر جلسة المجلس وإعتمادها من رئيس القسم وإعداد خطابات للموضوعات التي تحتاج للعرض على المجلس واستكمال كافة الأوراق والنماذج المطلوبة.
توثيق اجتماعات المجلس وإعداد محاضرها.
حفظ وأرشفة البيانات مما يسهل عملية إسترجاعها عند الحاجة إليها.
يساعد رئيس القسم في توزيع محضر الاجتماع وجدول الأعمال وأي مراسلات داعمة.
تنظيم العمل وإعداد التقارير بإستخدام الحاسب الآلي لنتيجة أفضل.
تقديم كافة البيانات والمعلومات التي يحتاجها مدير الإدارة في العمل.
التأكد من صحة ودقة البيانات والمعلومات لضمان سير العمل.
أي اختصاصات أخرى يُكلف به من قبل نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والمدير العام.