مكتب النائب الأكاديمي
نيابة رئاسة الجامعة للشئون الأكاديمية
مقدمة:
يُعد مكتب نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية المشرف على التخطيط والتطوير والمتابعة لكافة الشؤون الأكاديمية في الجامعة، بما يضمن تقديم تعليم عالي الجودة وفق أفضل المعايير والممارسات المعتمدة. ويعمل المكتب على تطوير البرامج والخطط الدراسية، ودعم الكليات والأقسام العلمية، بما يسهم في تحقيق التميز المؤسسي.
مهام مكتب نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية
- رئاسة المجلس الأكاديمي نائب رئيس الجامعة الأكاديمي يشرف على مجلس أكاديمي الجامعة ويترأّسه، وهذا المجلس يناقش القضايا الأكاديمية الهامة.
- اتخاذ القرارات الأكاديمية المتعلقة بتعيين أعضاء هيئة التدريس، ترقياتهم، نقلهم، وإعاراتهم.
- شؤون أعضاء هيئة التدريس الإشراف على إجراءات توظيف أعضاء هيئة التدريس: التعيين، التثبيت، الترقي، الإعارة، التفرغ العلمي، وما إلى ذلك.
- تحسين أوضاع الهيئة الأكاديمية، وتقديم مقترحات تتعلق بوظائفهم وحقوقهم بناءً على الأنظمة والقوانين الجامعية.
- تخطيط الاحتياج الأكاديمي إعداد خطة احتياجات الجامعة من أعضاء هيئة التدريس ومساعديهم ومتابعة تنفيذها.
- تحليل التخصصات الأكاديمية التي تحتاج الجامعة لزيادة أو تدعيم عدد الأساتذة فيها.
- الإشراف على المناهج والخطط الدراسية الإشراف على تطوير المناهج الجامعية (المقررات الدراسية) وتحسينها.
- العمل على رفع كفاءة الأداء الأكاديمي لأعضاء هيئة التدريس من خلال برامج تطوير أكاديمي، وتوفير الدعم اللازم لتحقيق الأهداف الأكاديمية.
- التطوير الأكاديمي دراسة مقترحات إنشاء كليات أو معاهد أو أقسام علمية جديدة، والمشاركة في وضع المناهج لهذه الوحدات الجديدة، تمهيدًا لعرضها على مجلس الجامعة.
- الإشراف على المكتبات الإشراف على مراكز المعلومات الجامعية والمكتبات (مكتبة الجامعة والكليات) وإدارة التوثيق، والنشر
- متابعة تنفيذ قرارات مجلس المكتبات الجامعية.
- إعداد الميزانية الأكاديمية إعداد موازنة الشؤون الأكاديمية (بما في ذلك المكتبات، التوثيق، النشر، الترجمة) ومراقبة تنفيذها.
- تقويم الأداء الأكاديمي تقييم أداء أعضاء هيئة التدريس ومساعديهم، بالإضافة إلى تقييم الأقسام العلمية والبرامج الأكاديمية والكليات.
- إعداد تقرير سنوي عن هذا التقويم ورفعه إلى رئيس الجامعة لعرضه أمام مجلس الجامعة.
- المسائلة التأديبية رئاسة مجلس التأديب لأعضاء هيئة التدريس ومساعديهم، وضمان حصولهم على حقوق الدفاع عند وجود شكاوى تأديبية.
- تنفيذ قرارات التأديب بناءً على اللوائح الجامعية والقانون.
المهـــــــام الخــــــاصة:
- تنفيذ أي مهام إضافية يكلفه بها رئيس الجامعة في نطاق الشؤون الأكاديمية، بمقتضى القوانين واللوائح الجامعية.
- تمثيل الجامعة تمثيل الجامعة في بعض الاجتماعات الأكاديمية أو مع الجهات الخارجية عند الحاجة فيما يخص الشؤون الأكاديمية.
ويشمل مكتب النائب الأكاديمي:
إدارة المكتب
قسم السكرتارية
قسم المتابعة
قسم إدارة المعلومات
مهام مدير مكتب نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية:
أولاً: المهام الإدارية والتنظيمية:
- إدارة المكتب والإشراف على الموظفين وتوزيع المهام اليومية.
- تنظيم جدول أعمال نائب رئيس الجامعة وترتيب المواعيد واللقاءات والاجتماعات.
- استقبال المعاملات الرسمية وفرزها وتوجيهها للجهات المختصة.
- إعداد التقارير اليومية والأسبوعية حول أعمال المكتب ورفعها للنائب الأكاديمي.
- متابعة تنفيذ قرارات نائب رئيس الجامعة داخل الوحدات الأكاديمية.
ثانياً: مهام التنسيق والمتابعة:
- التنسيق المباشر مع عمداء الكليات، رؤساء الأقسام، إدارات الجامعة، والمراكز الأكاديمية.
- متابعة معاملات:
- التعيين والترقية لأعضاء هيئة التدريس.
- الإعارة، التفرغ العلمي، الانتداب، المشاركات العلمية.
- الخطط الدراسية والمناهج الأكاديمية.
- متابعة سير العمل في الإدارات التابعة للشؤون الأكاديمية مثل: القبول والتسجيل المكتبات مراكز التطوير الأكاديمي شؤون أعضاء هيئة التدريس.
ثالثاً: إعداد وتجهيز الملفات والوثائق:
- تجهيز الملفات المتعلقة بمجلس الجامعة والمجلس الأكاديمي.
- صياغة المحاضر والتوصيات ورفعها لنائب رئيس الجامعة.
- إعداد الردود الرسمية للمراسلات الصادرة والواردة.
- حفظ الوثائق والأرشفة الإلكترونية والورقية لمعاملات الشؤون الأكاديمية.
رابعاً: الاتصال والتواصل:
- أن يكون نقطة الاتصال بين نائب رئيس الجامعة والجهات الأكاديمية داخل وخارج الجامعة.
- استقبال الزوار وممثلي المؤسسات التعليمية والتنسيق لمقابلاتهم.
- الرد على الاستفسارات الأكاديمية الواردة للمكتب وتوجيهها بشكل صحيح.
خامساً: الدعم الفني والإداري للنائب الأكاديمي:
- إعداد عروض، تقارير، وخطط عمل يحتاجها النائب الأكاديمي.
- جمع البيانات والمؤشرات الأكاديمية اللازمة لاتخاذ القرارات.
- المتابعة المستمرة لتطبيق اللوائح الأكاديمية داخل الكليات والأقسام.
- تنظيم الأنشطة والاجتماعات والورش المتعلقة بالشؤون الأكاديمية.
سادساً: السرية والدقة:
- المحافظة على سرية المعاملات والقرارات الأكاديمية.
- ضمان دقة البيانات والمعلومات قبل رفعها للنائب الأكاديمي.
سابعاً: مهام أخرى:
- تنفيذ أي تكليف مباشر من نائب رئيس الجامعة بما يخص العمل الأكاديمي أو الإداري.
- متابعة أي قضايا طارئة تحتاج تدخل أو تنسيق من مكتب الشؤون الأكاديمية.
مهام رئيس قسم السكرتارية لمكتب النائب الأكاديمي :
أولاً:الإشراف على أعمال المتابعة:
- إدارة فريق المتابعة وتوزيع المهام بما يضمن إنجاز الأعمال بكفاءة.
- متابعة الالتزام بخطط العمل والتعليمات الصادرة من النائب الأكاديمي.
- تقديم تقارير دورية حول مستوى الإنجاز والصعوبات والمعالجات المقترحة.
ثانياً: متابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات:
- متابعة تنفيذ قرارات النائب الأكاديمي لدى الكليات والمراكز والوحدات التابعة.
- توثيق ما تم إنجازه من التكاليف ورفع تقارير مقارنة بين المنجز والمتبقي.
- التنسيق المستمر مع الجهات ذات الصلة لضمان التنفيذ في الوقت المحدد.
ثالثاً: استقبال ومتابعة الشكاوى والمعاملات:
- استلام الشكاوى أو الملاحظات من الكليات أو الموظفين أو الطلاب وتحويلها للمعنيين.
- متابعة حل الشكاوى والردود والتأكد من إغلاقها وفق الإجراءات الرسمية.
- إعداد سجل خاص للبلاغات والمتابعات اليومية.
رابعاً: إعداد التقارير الدورية:
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية وفصلية عن أعمال القسم.
- تقديم بيانات دقيقة تمكّن النائب الأكاديمي من اتخاذ القرارات المناسبة.
- رفع تقارير تحليلية توضح التحديات والمخاطر والاحتياجات.
خامساً: تنسيق الزيارات الميدانية والمتابعة الميدانية:
- إجراء النزول الميداني للكليات والوحدات للتأكد من سير العمل.
- إعداد محاضر الزيارات والتوصيات وتسليمها للجهات المعنية.
- متابعة التزام الكليات بتنفيذ التوصيات المرفوعة.
سادساً: حفظ السجلات والوثائق:
- توثيق جميع الإجراءات والمتابعات في سجلات ورقية وإلكترونية.
- الحفاظ على سرية البيانات وحسن تنظيم الملفات.
مهام رئيس قسم المتابعة :
الإشراف على أعمال قسم المتابعة:
- إدارة وتنظيم أعمال القسم وتوزيع المهام على الموظفين.
- متابعة تقييم أداء موظفي القسم ورفع تقارير دورية للنائب الأكاديمي.
متابعة تنفيذ القرارات والتكليفات:
- متابعة تنفيذ قرارات وتوجيهات النائب الأكاديمي في الكليات والمراكز والوحدات الأكاديمية.
- توثيق الإنجاز أولًا بأول، وإعداد تقارير بما تم تنفيذه والمعوقات إن وجدت.
إعداد التقارير الدورية:
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية وفصلية عن أعمال المتابعة.
- تقديم تقارير تحليلية عن مستوى الأداء والاحتياجات والصعوبات.
إدارة السجلات والوثائق:
- تنظيم وحفظ ملفات المتابعة ورقيًا وإلكترونيًا بشكل يسهل الرجوع إليها.
- الحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالشكاوى والمتابعات.
المساهمة في تطوير إجراءات المتابعة:
- اقتراح حلول ومقترحات لتحسين آليات المتابعة داخل المكتب.
- المشاركة في إعداد خطط تطويرية لرفع مستوى الأداء الأكاديمي والإداري.